Aviso sobre Las Prácticas de la Privacidad
Vigencia a partir del 7 de Enero 2004

Este aviso describe cómo puede ser usada y divulgada su información médica y también cómo usted puede tener acceso a dicha información. Por favor léalo detenidamente.

Si usted tiene alguna pregunta sobre este aviso, por favor comuníquese con el Privacy Officer en Casey Family Services, 127 Church Street, New Haven, CT 06510 o a través del e-mail en HIPAAprivacy@caseyfamilyservices.org. Usted también puede comunicarse con la Oficina de Derechos Civiles en http://www.hhs.gov/ocr/hipaa/ o llamando al teléfono 1-800-368-1019.

NUESTRO COMPROMISO EN CUANTO A LA INFORMACION PROTEGIDA DE SALUD (PHI –siglas en inglés)

“La información protegida de salud” (PHI) es información sobre usted, relacionada al cuidado de su salud y los servicios sociales, incluyendo información demográfica, que puede identificarle a usted y que se refiere a las condiciones de su salud física y mental en el pasado, el presente y el futuro. Nosotros entendemos que su PHI es personal. Nosotros estamos comprometidos a proteger su PHI y a divulgar la mínima información necesaria para lograr este propósito. Nosotros creamos un archivo del cuidado y de los tratamientos que usted recibe a través de Casey Family Services. Este aviso se aplica a toda su PHI archivada durante el tiempo que usted recibe servicios de nuestra agencia.

Este Aviso sobre Prácticas de la Privacidad describe cómo usamos y divulgamos su PHI con el propósito de efectuar servicios sociales / tratamientos, pagos, u otras actividades para brindarle la debida atención a su salud y a otros propósitos permitidos por la ley (vea abajo). También describimos sus derechos en cuanto al acceso y al control de su PHI.

La ley exige que cumplamos con los términos de este Aviso sobre Prácticas de la Privacidad. Nosotros podemos cambiar los términos en cualquier momento. Sin embargo, tan pronto se efectúe un cambio material en los usos y divulgaciones de la PHI lo revisaremos y distribuiremos un nuevo Aviso o lo pondremos a su disposición en su próxima visita a nuestra agencia.

I. Los Usos y las Divulgaciones de la Información Protegida de Salud (PHI).

Al llegar a nuestra agencia, habrá formularios que usted tendrá que llenar y datos que deberá proporcionarnos. Su PHI puede ser usado y revelado por nuestra Agencia, nuestro personal y otras personas fuera de nuestra oficina quienes están involucradas en su cuidado y tratamiento con el fin de proporcionarle servicios.

También se puede usar y divulgar su PHI para pagar sus gastos de servicio social y cuidado de salud, así como para apoyar la entrega de servicios.

A continuación hay algunos ejemplos de cómo nosotros podemos utilizar y divulgar su PHI. No son ejemplos exhaustivos, pero describen el tipo de usos y divulgaciones que nuestra oficina puede hacer.

A. Tratamiento/Servicios Sociales: Nosotros podemos usar y divulgar su PHI para proveer, coordinar o manejar su cuidado de salud y otros servicios relacionados. También compartiremos la información que usted nos proporciona con los supervisores o nuestro personal interno para que ellos puedan ayudar a determinar cuáles son los servicios más indicados para usted.

B. Pagos: Se puede usar su PHI, en caso de necesidad, para obtener el pago por los servicios que nosotros le brindamos. Esto puede incluir algunas actividades que su seguro de salud o quien le suministra los fondos necesitan conocer antes de aprobarlos o pagar por los servicios que nosotros recomendamos para usted; determinar su elegibilidad o la cobertura de los beneficios de su seguro médico, revisión de los servicios brindados a usted por necesidades médicas, y efectuar actividades de revisión. También podemos revelar su información a otro proveedor involucrado en su cuidado para asegurar su elegibilidad para dichos servicios.

C. Operaciones: Si fuera necesario, nosotros podemos divulgar su información para nuestras propias operaciones de servicios sociales para poder proveer así un adecuado servicio de calidad a todos nuestros clientes, para brindar a nuestro personal el entrenamiento necesario o para asegurar la eficiencia de nuestras operaciones. Estas pueden incluir actividades tales como:

• Evaluaciones cualitativas y actividades de mejoramiento,
• Actividades de revisión del trabajo de nuestro personal,
• Programas de entrenamiento para estudiantes, internos o practicantes bajo supervisión,
• Actividades de acreditación, certificación, obtención de licencia o credenciales,
• Revisión y auditoria, incluyendo revisión de conformidad, revisión de archivos, servicios legales y el mantenimiento de programas de cumplimiento, o
• Administración del negocio y otras actividades administrativas generales

En algunas circunstancias, podemos divulgar información de un cliente a otro proveedor o plan de cuidado de salud para las actividades propias del cuidado de salud o de los servicios sociales de tales proveedores.

D. Otros usos y divulgaciones: Como parte de los tratamientos / servicios sociales, pagos y atención al cuidado de salud, podemos usar o divulgar su PHI con el propósito de:

• Recordarle una cita,
• Informarle de posibles tratamientos / servicios sociales alternativos u opcionales,
• Informarle de beneficios o servicios relacionados a su salud que le pueden interesar.

II. Otros usos y divulgaciones permitidos

• Otras personas involucradas en su cuidado de salud o servicios sociales: Nosotros podemos usar o divulgar su PHI a su tutor legal o a su representante personal o a cualquier persona directamente responsable por su cuidado. Finalmente podemos usar o divulgar su PHI a una entidad autorizada, pública o privada, para ayudar en los esfuerzos por aliviar la situación en caso de desastre y para coordinar los usos y las divulgaciones a la familia o a otras personas involucradas en su cuidado.
• Barreras en la comunicación: Nosotros podemos usar y divulgar su PHI si intentamos obtener de usted una autorización pero no podemos lograrlo debido a que materialmente nos encontramos impedidos de comunicarnos y no podemos superar tal situación, por lo que basándonos en nuestro juicio profesional, decidimos por usted en la presunción que usted intenta dar su autorización.

III. Otros usos y divulgaciones requeridos
Podemos usar o divulgar su PHI sin su autorización en las siguientes situaciones. Estas situaciones incluyen:

A. En asuntos relacionados con procedimientos judiciales o administrativos: Nosotros podemos divulgar su PHI en el transcurso de cualquier proceso judicial o administrativo en respuesta a una orden de la Corte o Magistrado debidamente autorizado por tal orden o como respuesta a una autorización firmada.

B. A un hospital determinado en el cual el cliente es internado involuntariamente: Nosotros podemos divulgar PHI para asegurar la continuidad de cuidado.

C. Para reportar el abuso, la negligencia o la violencia doméstica: Nosotros estamos obligados a reportar a las autoridades gubernamentales en casos de abuso, negligencia o violencia doméstica. Nosotros lo haremos solamente cuando la ley así lo requiera o autorice específicamente.

D. Actividades de Vigilancia de los Servicios Sociales: Nosotros podemos divulgar su PHI a una agencia de vigilancia de los servicios sociales o de salud para actividades autorizadas por la ley, tales como auditorias; investigaciones civiles, administrativas o criminales, procesos o acciones legales; inspecciones; una censura o acciones disciplinarias; u otras actividades necesarias para la debida auditoria como lo autoriza la ley. Nosotros no divulgaremos su PHI si usted es sujeto de una investigación que no está relacionada con la atención a su salud, los servicios o beneficios públicos que usted recibe.

E. En caso de una emergencia médica o sicológica: Podemos divulgar PHI al servicio médico directo o al personal de salud mental si en nuestro juicio profesional se trata de una emergencia médica o sicológica.

F. Por motivos de investigación: En algunas circunstancias, sujeto a un proceso especial de aprobación, nosotros podemos divulgar su PHI con propósitos de investigación. También podemos permitir a potenciales investigadores que revisen información que les podría ayudar en la preparación de la investigación, siempre que estén de acuerdo con protecciones específicas a la privacidad.

G. Cuando la ley lo exige: Divulgaremos su PHI cuando la ley federal, estatal o local así lo exija.

H. Frente a una inminente amenaza a la salud o a la seguridad: Conforme a las leyes federales y estatales aplicables, podemos divulgar su PHI, si creemos que este uso o divulgación es necesario para evitar o minimizar una inminente amenaza a la salud o a la seguridad de una persona o al público.

I. A los Departamentos de Bienestar del Niño, Salud Mental e Incapacidad para el Desarrollo*: Nosotros divulgaremos la PHI para actividades de auditoria del servicio social o de salud según como lo identifiquen dichas agencias.

J. Para todos los demás casos de divulgación de su PHI debemos obtener una autorización escrita antes de proceder a la revelación de alguna información Esta autorización deberá incluir:

• El nombre de la persona específica a la cual se revela la información
• El motivo de la divulgación
• La fecha de la divulgación - hora
• La información o documentos específicos que se divulgan
• La oportunidad de revocar el consentimiento

IV. Sus derechos respecto a su PHI

A continuación, una declaración de sus derechos respecto a su PHI y una breve descripción de cómo usted puede ejercer estos derechos.

A. Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y recibir una copia de su PHI. Si nosotros vemos que el proveerle acceso a sus archivos constituye un peligro para usted mismo o para otras personas, podemos hacer uso de nuestro juicio profesional en cuanto a la decisión de concederle tal acceso.

B. Derecho a solicitar restricciones: Usted tiene derecho a pedir una restricción de su PHI. Esto quiere decir que usted puede pedir que nosotros no usemos o divulguemos cualquier parte de su PHI por fines de tratamiento / servicios sociales, pagos o actividades propias al de salud. Usted también puede pedir que cualquier parte del archivo de su caso no sea divulgada a miembros de su familia o amigos quienes pueden estar involucrados en su cuidado o por motivos de notificación tal como están descritos en este Aviso sobre Prácticas de la Privacidad. Su solicitud deberá especificar la restricción y a quién quiere que se le aplique tal restricción.

No estamos obligados a acceder a la restricción que usted solicite. Su PHI no será restringida si nosotros creemos que es lo mejor para su propio interés. Si estamos de acuerdo con la restricción solicitada, no podremos usar o divulgar su PHI sin violar dicha restricción, a menos que ésta sea necesaria para proveer un tratamiento de emergencia.

C. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar comunicaciones confidenciales de nuestra parte, por medios alternativos y/o a una dirección alternativa. Usted deberá hacer esta solicitud por escrito. Nosotros nos adecuaremos a cualquier pedido razonable. Pero también podemos poner condiciones a este arreglo al pedirle que nos informe cómo se manejará lo referente a los pagos o que nos especifique una dirección alternativa u otra manera de ponernos en comunicación con usted. No pediremos ninguna explicación a su solicitud de comunicación confidencial. No estamos obligados a aceptar su pedido, pero si no lo hacemos, le explicaremos los motivos por escrito.

D. Derecho a Enmendar: Usted puede tener el derecho a enmendar el archivo de su caso. Esto quiere decir que usted puede pedir una corrección de la información contenida en el archivo de su caso durante todo el tiempo que nosotros mantengamos dicha información. Deberá hacer esta solicitud por escrito y dar una razón para la enmendadura. En algunos casos, nosotros podemos denegar su solicitud. Si la denegamos, lo haremos por escrito. Usted tiene derecho de presentar una declaración de desacuerdo y nosotros podemos refutar su declaración y le entregaremos una copia de dicha réplica. Si usted desea presentar una enmienda, por favor comuníquese con su trabajadora social.

E. Derecho a una relación detallada de las divulgaciones: Si así fuera el caso, usted tiene derecho a recibir una relación detallada de algunas divulgaciones de su PHI que se hayan efectuado. Este derecho se aplica a toda revelación hecha con propósitos diferentes a los servicios sociales/tratamientos, pagos u otras acciones descritas en este Aviso sobre Prácticas de Privacidad. Por ley están excluidas las revelaciones hechas a usted mismo, a los miembros de su familia o amigos directamente involucrados con su caso o por motivos propios de una notificación. Usted tiene el derecho a recibir información específica acerca de dichas divulgaciones ocurridas después del 16 de abril, 2003. Usted puede solicitarla por un período de tiempo más corto.

F. Derecho a una copia escrita de este aviso: Usted tiene derecho a obtener de nosotros una copia escrita de este aviso de divulgación, si así lo solicita, aunque haya aceptado recibirla electrónicamente.

V. Quejas

Si usted considera que han sido violados sus derechos a la privacidad, puede presentar su queja contra nosotros o la Secretaría de Salud y Servicios Humanos (Secretary of Health and Human Services). Usted puede presentar una queja por escrito con nosotros, avisando a nuestro Privacy Officer de su queja. Nosotros no tomaremos represalias en su contra por el hecho de registrar una queja.

Para mayor información sobre el procedimiento para presentar una queja, usted puede comunicarse con el Privacy Officer de Casey Family Services en HIPAAprivacy@caseyfamilyservices.org .

VI. Cambios a este Aviso

Nosotros mantenemos el derecho de cambiar este aviso. Mantenemos el derecho a hacer efectivo el aviso modificado o revisado tanto para la PHI que actualmente tenemos sobre usted o para cualquier otra información que recibamos en un futuro. En nuestra oficina se colocará una copia del aviso vigente. En la primera página del mismo, en la esquina superior derecha, aparecerá la fecha de vigencia. Le ofreceremos una copia del aviso vigente cuando usted visite nuestra oficina.

VII. Fecha en la cual entra en vigencia:

Este Aviso sobre Prácticas de Privacidad entra en vigencia el 7 de enero del 2004.